EL DESAFÍO
Una compañía petrolera independiente completó la puesta en marcha de una nueva planta de procesamiento de petróleo en asociación con una compañía petrolera nacional en una nación africana. El plan original era ejecutar proyectos de capital con el apoyo de las oficinas de Houston y Europa, pero para los líderes del sitio era cada vez más evidente que se requería capacidad para asegurar la ejecución de proyectos complejos con una ingeniería de alta intensidad. Debido a que el nuevo grupo tenía que trabajar continuamente con las divisiones de Operaciones, Ingeniería de mantenimiento, Ingeniería de Europa, Ingeniería de Houston y Adquisiciones de Houston, el Liderazgo supo que debía implicar a los interesados en todo el proceso de formación del grupo y en su modo de trabajo.
MEDIDAS ADOPTADAS
El Equipo de liderazgo identificó a un joven ingeniero de alto potencial para establecer y liderar el nuevo grupo, lo que requirió un cambio de función de colaborador individual a supervisor por primera vez.
Claves del éxito: Comprometer a todos los grupos de interesados para crear procesos sostenibles y sistemas de gestión que cubrieran todas las necesidades de los grupos. La implementación se respaldó con un caso de negocio convincente para el cambio.
ENFOQUE
El enfoque de Hawk’s Ridge Associates crea una sensación de pertenencia en toda la organización respecto del estado futuro y el camino para alcanzarlo. Los pasos iniciales de compromiso brindan a los miembros de la organización una oportunidad para definir los cambios necesarios, incorporándolos como arquitectos del cambio a través de entrevistas y análisis conjunto.
Las entrevistas, las observaciones y los análisis indicaron que las funciones y los procesos poco claros, los parámetros desalineados y las deficiencias en la comunicación se traducían en altos niveles de reelaboración del trabajo de ingeniería y retrasos en el suministro de equipos. El Equipo de proyectos pudo ver el desafío y puso en marcha una iniciativa para sentar las bases del éxito.
LOS CAMBIOS
Hawk’s Ridge Associates ayudó al Equipo de proyectos a desarrollar una visión de excelente rendimiento, y trabajó con ellos para identificar una oportunidad de $5 millones en el caso de que fuera implementada:
- Reducción de costo: evitar sobrecostos actuales causados por la reelaboración del trabajo de ingeniería
- Costo de oportunidad: en trabajos de mejora de producción y crecimiento no finalizados
- Gestión del riesgo: lograr el cumplimiento de los reglamentos nacionales y reducir la duración de ciclo para la adquisición de equipos importantes
Hawk’s Ridge le presentó al equipo un enfoque que involucraba un amplio grupo de interesados para diseñar e implementar un marco que integraría un equipo virtual efectivo formado por miembros del equipo de operaciones, ingeniería y personal de apoyo en África, Houston y Europa:
- Proceso de etapas y puertas de toma de decisiones para la gestión de proyectos: adecuado para sus fines, con contribuciones definidas de los interesados en momentos clave para facilitar la toma de decisiones y la ingeniería
- Procesos de planificación y programación: para crear una visibilidad común de las acciones necesarias para garantizar el éxito del proyecto
- Procesos de controles del proyecto: con rendiciones de cuentas claras, responsabilidades, consultas obligatorias e informes necesarios para las decisiones y los pasos del proceso
- Acuerdos sobre el nivel de servicios: expectativas documentadas simples y claras sobre cómo los grupos clave trabajarán juntos y cómo realizarán el seguimiento del éxito compartido
- Sistemas de gestión: una serie de informes y reuniones / videoconferencias para que el equipo virtual apoye la previsión, planificación, coordinación y gestión de rendimiento
- Parámetros: parámetros de unificación para alinear todos los grupos de interesados, junto con indicadores de rendimiento clave que le brindan a cada grupo una visión clara del progreso
La capacitación para el desarrollo de liderazgo sentó las bases de todo el programa. El nuevo supervisor aprendió a trabajar de una forma nueva, logrando una serie de objetivos complejos mediante otras personas, en lugar de actuar como colaborador individual: desarrollando nuevas habilidades de gestión (planificar y realizar el seguimiento de actividades en varios grupos y continentes) y habilidades de liderazgo (involucrar a los interesados como copropietarios del éxito del proyecto e inspirar al nuevo equipo local a hacer lo mismo).
LOS RESULTADOS
En los siguientes 18 meses, el equipo logró el caso de negocio identificado al alcanzar su objetivo de ejecutar el 100% de los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y alineados con las necesidades del cliente, y el joven y exitoso supervisor siguió aplicando sus nuevos conocimientos de gestión y liderazgo, creciendo y evolucionando rápidamente en la empresa.
